Comment gérer la saisonnalité entre période fiscale et période calme ?

Tous les cabinets d’expertise-comptable suivent un rythme propre à leur activité qui se répète chaque année. Les exercices comptables se suivent et se ressemblent, au gré des mois, la charge de travail et le type de missions changent en respectant toujours la même musique. Comment réussir à gérer cette saisonnalité des missions au sein de son cabinet ? Comment gérer ses équipes pour optimiser l’efficacité et l’endurance de ses collaborateurs tout au long de l’année ? Conseils.

Cela ressemble à quoi, une année en cabinet d’expertise comptable ?

La période fiscale, c’est l’enfer ! Il n’y a pas d’autre mot, on a cherché. Il faut faire le nécessaire pour envoyer tous les documents dans les délais, aller à la pêche aux factures et justificatifs oubliés par les clients, le tout sans faire la moindre erreur pour ne pas être décrédibilisé auprès de sa clientèle… Bref, c’est le rush, tout le temps, et ce, du 1er janvier au 31 mai. D’ailleurs, contrairement à la légende, le reste de l’année n’est pas un temps totalement mort. C’est ce que nous confirme Jérôme Grand-bois, Expert-comptable pour le cabinet Pourcentages : « Il n’y a pas que la période fiscale dans un cabinet. Dès septembre, on doit traiter la TVA, les charges sociales, etc. En vérité, la seule vraie période de repos intervient pendant l’été, c’est le seul moment où l’on peut vraiment souffler. »

Mais comment faire pour garder la tête hors de l’eau avec ses équipes pendant la période fiscale et se sortir du stress auquel semblent condamnés les experts-comptables et leurs équipes pendant cette période si lourdement chargée de travail ?

Le salut se trouve dans la période creuse

D’expérience, Jérôme Grand-bois peut nous dire que l’optimisation de cette saisonnalité des missions est l’un des principaux défis des cabinets d’expertise-comptable. « L’arrivée du numérique a permis de lisser un peu plus la charge de travail sur l’année, mais nous n’avons pas encore poussé son potentiel au maximum pour parvenir à l'équilibre. » , explique-t-il. Pour lui, les cabinets doivent prendre le temps d’opérer un changement de paradigme pour être en mesure de commencer les présupervisions dès le mois de septembre de chaque année et aborder la période fiscale sereinement. Mais selon lui, « la plupart ne sont pas encore prêts, autant au niveau organisationnel, que psychologique et informatique. »

Actuellement, la grande majorité des cabinets entament leurs premiers bilans de situation au 31 octobre, voire plus tard. « C’est trop tard » insiste Jérôme Grand-bois, pour qui la période creuse de l’été représente l’occasion parfaite de s’organiser en préparation de ces mois intenses.

Comment optimiser la période creuse ?

L’été, c’est la période des vacances et celle où les clients ont le moins de demandes. Il est donc important, déjà, de prendre ce temps pour se reposer, faire le plein d’énergie avant la rentrée, mais aussi pour changer certaines limites de fonctionnement qui touchent peut-être votre cabinet. A commencer par les moyens techniques, informatiques, qui sont le nerf de la guerre.

« Ce qui nous met en retard, le plus souvent, c’est la désynchronisation bancaire, estime Jérome Grand-bois, alors il faut tout mettre en œuvre pour obtenir un système informatique capable de récupérer toutes les données de flux bancaires. » Prenez donc la période de juin à septembre pour vous organiser avec vos équipes informatiques et être capable de perdre le moins de temps possible sur l’enregistrement des opérations bancaires.

Préparer vos équipes

C’est aussi à cette période que vous devez faire le point au niveau des ressources humaines qui seront à votre disposition lors de la période fiscale. Votre équipe est-elle au complet ? Surtout, est-elle prête pour basculer dans ce nouveau fonctionnement de cabinet qui impose d’entrer plus tôt qu’auparavant dans une sorte de sprint long afin d’aborder plus sereinement le rush de janvier ? Vos collaborateurs doivent être disponibles au changement d’organisation et se concentrer d’ores et déjà sur les prochains mois, sur la simplification des plans comptables, la réduction des comptes ouverts…

Sélectionnez vos clients

Autre piste d’amélioration, le tri des clients ! Plus vos clients se ressembleront, plus ils auront des secteurs, des activités, des opérations en commun, plus ce sera facile pour vous et vos équipes de répondre à leurs demandes sans prendre de retard avant la période fiscale. Les clients sont d’ailleurs un élément central pour le bon avancement de votre activité selon Jérôme Grand-bois, « Ce sont eux qui fournissent la matière première, c'est-à-dire les opérations bancaires, l’essence même de notre travail. »

Ou proposez-leur de changer leur date de clôture de comptes

Pour réduire leur activité pendant la période fiscale et étaler davantage leur charge de travail, certains cabinets proposent des réductions pour inciter leurs clients à décaler leur clôture de comptes à un autre moment, entre le mois de mai et d’octobre par exemple. « Cela peut-être une bonne solution pour sortir de cette saisonnalité » explique Jérôme, d’autant plus que certains clients décident de clôturer leurs comptes au 31 décembre uniquement car ils pensent que c’est une obligation, ou par habitude, sans avoir envisagé la possibilité de la fixer à une autre date.

Rester attentif et focus même en période creuse

Pour notre expert, passionné de comptabilité, la période creuse est un moment de repos, mais aussi un moment pour grandir professionnellement, en s’imposant une veille informationnelle sur des sujets plus ou moins lointains à la comptabilité, mais toujours avec un lien certain. « C’est le moment de se tenir au courant des enjeux de la profession à court, moyen et long terme. C’est aussi une période où on est plus détendu, et où l’on peut s’inspirer de sujets plus larges, et voir comment nos différents apprentissages en sciences, management, finances… peuvent être retranscrits dans notre travail. »

Vos équipes aussi peuvent grandir grâce à vous. Proposez-leur des formations complémentaires pendant l’été, ou invitez-les à des conférences, pour améliorer les connaissances de chacun de vos collaborateurs et l’efficacité des futurs exercices.

Et sur le plan psychologique, comment gérer la période fiscale ?

Le métier d’expert-comptable est stressant, on le sait, et c’est certainement dû en partie à cette période fiscale si intense et si lourde à supporter. Mais pour garder le moral et l’énergie, tout serait une question de recul et de gestion des efforts. « La période fiscale est un marathon, image Jérôme, il faut donc veiller à bien gérer les efforts et à trouver l’équilibre avec sa vie perso. Souvent je veille à passer du temps avec mon fils pendant cette période. Il faut aussi soigner son hygiène de vie et penser à un bon sommeil. En fin de journée, je m’accorde en général une courte sieste d’environ une demi heure qui me sert de sas de décompression entre le travail et la vie perso. »

Vous l’avez compris, mieux gérer l’enfer de la période fiscale passe avant tout par une bonne préparation en amont. Et pour réussir cette préparation, certaines actions ou réflexes peuvent vous aider à vous mettre en ordre de marche avec vos équipes. Traverser les premiers mois de l’année plus sereinement en profitant de l'accalmie de l’été pour améliorer vos process et votre organisation.