Experts-comptables : Les 6 immanquables pour préparer la période fiscale 2022

La période fiscale approche et les collaborateurs de votre cabinet ont déjà les yeux rivés sur son arrivée, un peu comme on observe des nuages sombres se former avant un orage. Mais justement, pour éviter d’être pris dans le tourbillon des documents fiscaux et de voir une pluie d’échéances s’abattre sur votre équipe sans crier gare, mieux vaut se préparer en amont. Et pour savoir comment vous tenir prêt, nous avons fait appel aux conseils avisés de Matthieu Bourdois, expert-comptable depuis 20 ans et aujourd’hui directeur de son propre cabinet, Goldengaate. En espérant que ces conseils vous aideront à vous trouver une éclaircie dans la tempête de la période fiscale, et à mettre le cap sereinement sur l’envoi des documents de vos clients. 

Pourquoi la période fiscale est-elle si intense ?

En tant qu’expert-comptable, vous êtes l’interlocuteur privilégié des entrepreneurs et leur principal conseiller. Vous le savez, ils en attendent beaucoup de vous et votre parole est écoutée. Votre expertise et votre capacité à conseiller est ce qui fait la valeur ajoutée de votre cabinet. Pour Matthieu Bourdois, expert-comptable au cabinet Goldengaate, il ne faut cependant pas oublier que le conseil ne peut avoir lieu qu’après un travail de saisie et de production comptable indispensable. « L’expert-comptable produit, avec ses équipes, des documents, des bilans, des liasses, etc. et ce, avec un échéancier précis. Il doit donc se mettre dans une logique de production pour que tout soit fait dans les temps. »

A partir du 31 décembre, un goulot d’étranglement a lieu sur l’activité des cabinets en raison du grand nombre d’entreprises qui clôturent leur compte au même moment. La cadence de production doit donc accélérer pendant cette période fiscale et ceux qui ne s’y sont pas bien préparé s’exposent à de plus ou moins graves conséquences. Un peu comme une usine qui mettrait tout en place pour adapter sa production aux exigences de la période de Noël, votre cabinet doit remplir un certain nombre de requis pour aborder sereinement la PF.

Que risquez-vous si vous n'êtes pas bien préparé à la période fiscale ?

Perdre un client après la période fiscale

Le pire scénario qui puisse survenir, estime Matthieu Bourdois, c’est d’accumuler tellement de retard que certains documents sortent hors délai. « C’est un peu un tabou dans la profession, pourtant cela nous est tous arrivé et c’est une faute professionnelle. » Pour rappel, la sanction prévue lors de l’envoi en retard des bilans est de 10% sur l’impôt. Cela représente une grosse somme pour votre client et peut évidemment le mettre en mauvaise posture. « Cela peut aussi impacter négativement sa confiance en vous et il peut même vous mettre face à vos responsabilités en vous demandant de prendre en charge le montant de l’amende ». La double peine, qui peut arriver dans ce genre de situations, c’est lorsque vous devez prendre en charge le montant de l’amende et que votre client se fait la malle car la confiance est rompue.

Perdre un collaborateur, rincé par l’intensité des efforts

Il n’y a pas que les clients qui sont importants pour votre cabinet. Une mauvaise préparation risque par ailleurs de tendre l’ensemble de votre équipe pour des conséquences tout aussi désastreuses. « Avec le stress, le rythme, la charge de travail et la pression, vous risquez de pousser vos collaborateurs au burn out. Perdre un membre de son équipe est aussi grave que de perdre un client ». D’où l’importance de la préparation. Il en va de l’intérêt de vos clients et du vôtre.

1. Commencer le plus tôt possible la saisie comptable

Si l’exercice comptable de votre client se termine le 31 décembre, alors le 1er janvier marque le tout premier jour de l’exercice suivant et le point de départ de la saisie comptable de son entreprise. Pour être à jour au 31 décembre 2022, par exemple, il faut entamer la tenue comptable dès le premier jour de l’année et surtout, comme le rappelle Matthieu Bourdois, « garder une mise à jour régulière. Le but étant d’avancer autant que possible en amont pour s’alléger le sprint final. »

2. Avoir une planification précise de la Période fiscale

La PF est une course contre le temps. Réglez donc l’agenda de votre cabinet comme une horloge, et établissez un rétro planning de la période avant le 15 janvier. « L’idée, c’est de planifier chaque rendez-vous client de la période avant de commencer. recommande M. Bourdois. De la même manière, vous devez établir une planification chronologique de la production des bilans avec votre chef d’équipe. Vous saurez ainsi étape par étape ce qui vous attend pendant les prochains mois. »

3. Éduquer ses clients

La période fiscale est le moment sur lequel vous êtes le plus attendu en tant qu’expert-comptable, mais cela ne veut pas dire que vous êtes seul dans cette mission. Le client aussi a son rôle à jouer, et il doit en être conscient ! A vous, donc, de le sensibiliser tout au long de l’année. « C’est en éduquant vos clients pendant l’année que vous pourrez compter sur eux durant la PF, affirme Matthieu Bourdois. Entre janvier et mai, vous allez avoir besoin d’eux pour vous fournir les documents de base : les achats, les ventes, les banques… Vous allez beaucoup échanger au téléphone et leur demander d’être réactifs sur l’envoi de certaines pièces, alors mieux vaut qu’ils s’y attendent et se tiennent disponibles. »

4. Avoir les bons outils pour son cabinet et ses clients

Pour M. Bourdois, se munir des bons outils est indispensable pour traverser correctement la période fiscale. « Pour le rétroplanning de la préparation des bilans, on peut faire appel à un logiciel de planification, en prenant en compte la taille des entreprises et les caractéristiques de chaque client. » En effet, tout moyen de gagner du temps est bon à prendre, n’hésitez donc pas non plus à offrir ou conseiller à vos clients un logiciel d’automatisation de la pré-comptabilité, comme Comptalib. « Tout ce qui facilite la production doit être une priorité pour l’expert-comptable. » insiste M. Bourdois.

5. Vérifiez les derniers détails avec vos clients avant la période

Le 31 décembre, tout sera lancé. Plus possible de faire machine arrière, tout le retard que vous prendrez à partir de ce moment-là sera du temps que vous n’aurez pas à la fin de la période fiscale et qui pourrait vous coûter cher. Vérifiez donc avant la clôture des comptes que tous vos clients sont à jour sur leur compte impôts.gouv. Prévenez-les par ailleurs des pièces indispensables à regrouper au 31 décembre, et du temps que certaines d’entre elles requièrent. « L’état des stocks, l’inventaire, sont des choses que vos clients auront du mal à faire si vous ne leur rappelez que deux mois plus tard.  rappelle M. Bourdois. Être au point avec eux dès le 1er janvier est une bonne manière de démarrer la période fiscale sur les bons rails. »

6. Préparer ses collaborateurs

Au niveau plus managérial, vous avez tout intérêt à ménager vos équipes en vue du début de la période fiscale et de les préparer à la rigueur et l'exigence qui les attendent. Tout d’abord parce que sans eux la production ne pourrait pas tenir la cadence. Et ensuite parce que c’est le seul moyen de préserver la cohésion au sein du cabinet et garder le contrôle sur les prochains mois. « Impliquez vos collaborateurs dans la relation client. Montrez-leur l’importance de cette communication avec le client et préparez-les aux exigences de la PF pour qu’ils la supportent plus facilement. » conseille Matthieu Bourdois.

La période fiscale est le moment le plus important de l’année pour un cabinet d’expertise-comptable. C’est le moment de montrer à vos clients l’efficacité de vos équipes et la qualité de votre accompagnement. Alors mettez tout en œuvre pour que l’intensité et la pression liée à la période ne se voit pas de l’extérieur et ne se ressente pas de l’intérieur.