Comment réussir l'approbation des comptes annuels de son entreprise ?

L’approbation des comptes annuels, généralement suivie du dépôt auprès du greffe du tribunal de commerce, fait partie des formalités juridiques obligatoires pour la plupart des sociétés commerciales. Elle intervient à la fin de chaque exercice social et doit se faire dans le respect de certaines règles légales. En tant que dirigeant d’entreprise, il est dans votre intérêt de maîtriser les démarches pour faire approuver les comptes annuels de votre société. Découvrez ici toutes les réponses à vos questions sur l’approbation des comptes annuels : Qu’est-ce que c’est ? Est-elle obligatoire ? Comment se déroule-t-elle ?

Les comptes annuels, c’est quoi ?

Établis une fois par an, les comptes annuels correspondent à l’ensemble des documents comptables qui retracent la situation financière de votre entreprise. Appelés aussi états financiers, ils contiennent en général :

• Le bilan, qui décrit sous forme de tableau les éléments qui forment le passif (ce que l’entreprise doit) et l’actif (ce qu’elle possède). En fonction de ces éléments, vous pouvez évaluer la santé financière de votre entreprise.

• Le compte de résultat,  qui lui aussi est un tableau, mais détaille les produits et les charges afin de déterminer le résultat net de votre entreprise.

• Les annexes sont quant à elles des documents comptables qui vous aident à comprendre les données inscrites dans le bilan et le compte de résultat. Ce sont des données qui viennent compléter les deux premiers documents comptables.

En principe, si vous êtes dirigeant d’entreprise, c’est à vous de rédiger les comptes annuels de la société, mais vous pouvez aussi faire appel à un expert-comptable. La présentation des comptes annuels obéit à quelques formalismes rigides qui varient en fonction de la structure juridique de votre entreprise.

L’approbation des comptes annuels est-elle obligatoire ?

Faire approuver les comptes annuels par les associés est une obligation légale pour les sociétés commerciales comme la SARL/EURL, la SAS/ SASU et les SA. Elle doit avoir lieu dans un délai de 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice social. Précisément, c’est le moment où les associés vont contrôler la gestion de la société. À partir des comptes que vous dressez, les associés vont se prononcer sur la façon dont vous avez mené la société.

Pour les SCI et les autres formes de société, l’approbation des comptes n’est pas obligatoire. Le dirigeant n’est donc pas tenu de faire approuver les comptes annuels aux associés. Cependant, par souci de transparence, en tant que représentant légal de la société, vous pouvez organiser une A.G. à cet effet.

Approbation des comptes annuels : la procédure

En principe, vous devez organiser les démarches d’approbation des comptes annuels, qui s’opèrent généralement en deux étapes :

• La convocation de l’AG ;

• L’AG proprement dite.

La convocation de l’AG

Après avoir établi les comptes annuels de la société, vous devez convoquer les associés pour se réunir en AG.

Les statuts de la société définissent en principe le mode et le délai de convocation, qui peuvent donc varier d’une société à une autre. Selon la loi, la convocation de l’AG doit intervenir 15 jours avant la tenue de l’AG par lettre recommandée. Cette dernière doit indiquer l’ordre du jour de la réunion. Vous devez également communiquer aux associés 15 jours avant l’AG tous les documents nécessaires à l’approbation des comptes à savoir les comptes annuels, le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant.

La tenue de l’AG

C’est l’étape la plus importante puisque c’est le moment où les associés vont se prononcer sur les états financiers de la société. Précisément, ils votent pour approuver ou non les comptes. Refus ou acceptation, la décision des associés doit toujours être constatée par un procès-verbal d’approbation des comptes.

Le PV est nécessaire lors du dépôt des comptes auprès du greffe compétent pour les sociétés pluripersonnelles. Il sert de preuve de la tenue de l’AG.

Deux cas peuvent donc se présenter :

• Les associés acceptent les comptes : Cela signifie tout simplement qu’ils sont d’accord sur l’ensemble du contenu des comptes et approuvent l’affectation du résultat (mise en réserve ou distribution de dividendes par exemple). Ils n’ont pas constaté une mauvaise gestion ou des anomalies dans les comptes.

• Les associés refusent les comptes : C’est le cas par exemple si les associés ont pu relever une fraude ou des anomalies dans les comptes. Vous devez apporter des corrections et les soumettre à nouveau aux associés, mais aucune législation ne vous y oblige et aucun délai n’est précisé. La décision de refus bloque l’affectation du résultat de l’exercice concerné, c’est à dire qu’il n’y aura ni mise en réserve ni distribution de dividende. Rappelons aussi que le refus n’affecte pas les activités de la société et n’implique pas de sanctions pour le dirigeant. Seul le défaut d’approbation des comptes sera sanctionné. Vous devez transmettre une copie de la délibération des associés au Greffe dans un délai de 1 mois après la date de l’AG.

Pour une EURL/SASU, les procédures sont plus simples car l’associé unique prend toutes les décisions, sauf dans le cas où celui-ci nomme un dirigeant tiers à la société. Évidemment, la tenue d’une AG n’est alors pas nécessaire, tout comme la rédaction du PV. Le dépôt des comptes équivaut à une approbation, mais le procès-verbal à transmettre au Greffe, reste utile pour définir l’affectation du résultat. 

Quelles sanctions en cas de défaut d’approbation des comptes ?

On parle de défaut d’approbation des comptes annuels quand vous avez manqué aux obligations relatives à la convocation et la tenue de l’AG d’approbation des comptes. C’est le cas par exemple si vous n’avez pas convoqué les associés dans le délai légal ou le délai prévu dans les statuts. Il peut arriver aussi que vous ayez omis de présenter les comptes annuels aux associés avant la tenue de l’AG.

La violation des règles en matière d’approbation de comptes peut vous coûter cher ! Des sanctions civiles et pénales sont prévues en cas de défaut d’approbation des comptes. Vous pouvez par exemple engager votre responsabilité civile en cas de préjudice causé par l’inexécution de l’obligation d’information des comptes de la société aux associés. La loi prévoit aussi une amende allant jusqu’à 9 000 euros.

Toute société tenue de faire une approbation des comptes a aussi l’obligation de faire le dépôt auprès du greffe, un mois après la tenue de l’AG.

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