Comment comptabiliser les cadeaux clients ?

Offrir un cadeau est souvent un geste apprécié des clients. Paniers garnis, échantillons de produits, calendrier de bureau… nombreuses sont les idées pour les charmer. En entreprise, c’est une pratique très courante pour fidéliser ses clients et renforcer la relation commerciale.

Vous avez le droit d’offrir autant de cadeaux que vous souhaitez si vous pensez que c’est une bonne idée. Mais avec la compta, on fait comment quand il s’agit de cadeaux-clients ? Évidemment, comme vous vous en doutez, ils doivent tous être comptabilisés selon des règles strictes avec un contrôle rigoureux de l’administration fiscale. Mais pas de panique, Comptalib répond à toutes vos questions sur le traitement comptable des cadeaux d’affaires.

Cadeau-client : de quoi parle-t-on ?

Tout d’abord, il est important de se mettre d’accord sur ce que l’on entend par “cadeau-client”. Il s’agit en fait d’un bien ou d’un service que vous offrez à certains clients ou fournisseurs sans contrepartie financière. Vous pouvez aussi offrir un cadeau à un prospect, c'est-à-dire à une personne qui ne fait pas encore partie de la clientèle de l’entreprise mais que vous espérez convaincre. Sur le plan comptable, on appelle cela un « cadeau à la clientèle ». Dans l’enregistrement comptable, on inclut dans le coût du cadeau les frais de distribution, c’est-à-dire les frais d’emballage ainsi que les frais de transport.

Le traitement comptable de vos cadeaux clients n’est pas si simple parce qu’il présente certaines particularités. En général, il se fait en trois temps : au moment de l’acquisition, au moment de la remise du bien aux clients et à la fin de l’exercice comptable. Il varie aussi en fonction de la nature du bien ou du service offert. C’est-à-dire que le traitement comptable est différent selon que le cadeau corresponde au produit vendu par l’entreprise (ou s’en rapproche) ou pas.

Comptabiliser un cadeau-client différent des produits vendus par l’entreprise

En comptabilité, ce cadeau correspond à un produit acheté ou fabriqué spécialement pour votre client mais qui ne s’approche pas du produit initialement vendu par l’entreprise. Pour comptabiliser une opération d’achat pour votre client, il faut :

• Débiter le compte 6234 « Cadeaux à la clientèle » 

• Créditer le compte 401 « Fournisseurs »

La comptabilisation d’un cadeau fabriqué pour votre client se fait quant à elle comme cela :

• Débiter le compte 6232 « Echantillons »

• Créditer le compte 401 « Fournisseurs ».

Au moment du paiement du client ou de la remise du bien au client, que le cadeau soit acheté ou fabriqué, il faut: 

• Débiter le compte 401 « Fournisseurs »

• Créditer le compte 512 « Banque »

À la fin d’un exercice comptable, il est tout à fait possible que des cadeaux d’affaires ne soient pas distribués. Dans ce cas, il convient de :

• Débiter le compte 486 « Charges constatées d’avance »

• Créditer le compte 6234 ou le compte 6232 selon le cas (déjà cités plus haut).

Comptabiliser un cadeau initialement destiné à être vendu par l’entreprise

Lorsque les cadeaux sont les produits vendus par l’entreprise, ce n’est pas le même enregistrement comptable et il faut là encore différencier les produits fabriqués et les produits achetés pour le client.

À l’occasion de l’achat du bien concerné, il faut donc :

• Débiter le compte 607 « Achat de marchandises »

• Créditer le compte 401 « Fournisseurs »

Dans le cas où les cadeaux-clients ont été fabriqués par votre entreprise, vous devez :

• Débiter le compte 601 « Achats stockés-matières premières »

• Créditer le compte 401 « Fournisseurs »

Quand le cadeau est remis au client, deux traitements comptables sont possibles :

Si le bien est remis dans le cadre d’une vente, vous devez 

• Débiter le compte fournisseur

• Créditer le compte 708 « Produits annexes »

Si le cadeau n’est pas remis lors d’une vente, il prend la forme d’une réduction de prix de vente, il n’y a donc pas de traitement comptable particulier.

En fin d’exercice, les cadeaux non distribués doivent être mis dans les stocks

Les cadeaux clients sont-ils déductibles du résultat de l’entreprise ?

Ce type de dépenses n’est déductible du résultat imposable que sous certaines conditions :

• Le montant ne doit pas être excessif;

• Le cadeau doit être remis dans l’intérêt de l’entreprise.

Si ces conditions ne sont pas remplies, l’administration fiscale peut réintégrer le montant des cadeaux au résultat imposable. Un cadeau d’affaires est jugé excessif par exemple si son montant dépasse largement le chiffre d’affaires de l’entreprise. La loi ne prévoit pas de seuil, il est donc apprécié au cas par cas. Il existe en effet des cadeaux d’entreprise considérés comme somptuaires comme les invitations de chasse et de pêche, locations de résidences de plaisance qui ne peuvent être déduits fiscalement. L’administration fiscale peut aussi se référer au résultat de l’entreprise. Il n’y a donc pas de limite du montant déductible.

Déduction de la TVA sur les cadeaux clients

La déduction de TVA est impossible sur les cadeaux d’affaires. La loi interdit à toute entreprise de déduire la TVA sur les biens offerts gratuitement aux clients ou bien vendus à un prix symbolique, c’est-à-dire un prix en dessous du prix normal du bien.

Exceptionnellement, une déduction de TVA est possible sur les cadeaux d’affaires dont la valeur unitaire ne dépasse pas le montant de 73 euros par an pour un client. Il faut dans ce cas tenir compte du prix d’achat du bien.

Vous pouvez aussi déduire la TVA sur les dépenses relatives aux présentoirs publicitaires ou de prospection commerciale et les échantillons commerciaux ainsi que sur les cadeaux d’affaires qui prennent la forme de services. Pour les présentoirs publicitaires, vous pouvez déduire la TVA à condition que :

• Le montant d’un présentoir publicitaire ne dépasse pas les 110 euros.

• Le coût des objets publicitaires (panneaux, pancartes,  ..) soit supporté par l’entreprise.

• Les biens offerts doivent être destinés à faire la promotion des produits vendus par l’entreprise

• La remise au bénéficiaire soit faite dans l’intérêt de l’entreprise (développer par exemple l’activité commerciale de l’entreprise).

Pour comptabiliser les cadeaux-clients dans le cas où la TVA est déductible, il faut débiter le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services ».

Déclaration des cadeaux d’affaires sur le relevé des frais généraux 

Le relevé des frais généraux est un document exigé par l’administration fiscale pour déclarer les rémunérations les plus élevées de l’entreprise, mais aussi les dépenses de voyage et... les cadeaux d’affaires. La déclaration des cadeaux d’affaires est obligatoire lorsque leur montant annuel dépasse les 3 000 euros. Pour remplir le formulaire n°2067- SD, il ne faut pas prendre en compte les cadeaux publicitaires dont le montant est inférieur à 30 euros TTC. Sachez que toute omission dans la déclaration est passible de paiement d’amendes de 5 % du montant de cadeaux non-mentionnés. Pour les cadeaux déductibles, le taux de l’amende est réduit à 1 %. Notons toutefois que les entreprises individuelles ne sont pas soumises à cette obligation. Pour prévenir les contrôles de l’administration fiscale, il convient toujours de conserver les justificatifs.

Avec l’application de Comptalib, comptabiliser vos cadeaux clients devient un exercice simple comme bonjour. Il se fait directement sur l’appli en quelques clics.