La partie double: principe de base de la comptabilité moderne

La notion de partie double est sans doute LE concept de base le plus important de la comptabilité moderne. Il s’agit d’ailleurs d’une écriture imposée par la loi et de ce fait incontournable. Pour prétendre pouvoir s’occuper de la comptabilité de son entreprise, il est donc primordial de se familiariser avec cette notion. Comptalib vous explique le mécanisme de la partie double et comment son utilisation facilite votre comptabilité !

La notion de comptabilité à partie double

La partie double est sans doute le plus grand des principes de base de la comptabilité. Popularisée à Venise dès le XVème siècle, cette méthode de tenue des comptes est devenue au fil du temps tellement répandue qu’elle est désormais imposée par la loi. Il s'agit en réalité du socle de la comptabilité actuelle. Bien entendu ce principe fait partie du plan comptable général, au même titre que le principe de sincérité des comptes ou le principe de prudence.

La comptabilité à partie double : un principe de base de la comptabilité

La comptabilité est tenue à partie double lorsque chaque écriture enregistrée sur un compte trouve son écriture contraire dans un autre compte. C’est une manière de comptabiliser les différents flux comptables en mettant en face de chaque achat ou vente de marchandise, sa contre-valeur en argent. En fait, le mécanisme à retenir pour comprendre le concept de partie double, c’est que chaque écriture est compensée par une autre. Et c’est cette symétrie qui assure la cohérence de la comptabilité et permet de sécuriser les comptes.

De plus, ce système évite la plupart des erreurs et limite les fraudes. Il facilite par ailleurs les contrôles en permettant de retrouver rapidement la trace d'une transaction. Mieux, la comptabilité à partie double permet d'avoir à disposition, à chaque instant, une image fidèle et précise de la situation financière d'une entreprise. État de la trésorerie, état des dettes et des créances, tout est visible en un coup d’œil.

Une obligation légale

La comptabilité à partie double est imposée par la loi. Néanmoins, cette dernière fait une exception pour les petites entreprises. En effet, seules les entreprises et les professions libérales dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 100 000 €, ainsi que les associations loi 1901, sont dispensées d'utiliser la comptabilité à partie double.

Ces structures utilisent la comptabilité à partie simple, qui s’apparente à un simple carnet de recettes et dépenses assorti des justificatifs comptables. Bien entendu, elles ont le droit d’opter pour la comptabilité à partie double si elles le souhaitent.

Comment fonctionne la comptabilité à partie double

Avant d’entrer dans les détails, rappelons tout de même que la comptabilité en partie double ne doit pas être confondue avec une “double comptabilité”, qui elle est illégale et expose son auteur à de graves ennuis. La comptabilité à partie double est un système de comptabilité dont chaque écriture a au moins une écriture correspondante dans un autre compte.

Une opération, deux écritures comptables - voire parfois trois !

Ceci signifie qu'à chaque achat, un compte est crédité du montant de la transaction et un autre compte est débité de ce même montant. En respectant cette règle, on arrive à la fin à avoir deux tableaux, l’un des crédits et l’autre des débits, dont la différence est égale à zéro. En d’autres termes la balance doit être équilibrée, c'est-à-dire que le montant total des comptes créditeurs doit être égal au montant total des comptes débiteurs.

En revanche, si un achat n'est pas payé de suite, une troisième écriture de débit et de crédit est nécessaire. Celle-ci est intégrée au patrimoine de l’entreprise. Ces trois jeux d’écritures vont permettre de savoir qu'un produit a été acheté mais pas encore payé. C’est ce que l’on appelle le débit différé.

La notion de crédit et de débit dans la comptabilité à partie double

Pour comprendre la notion de crédit et de débit dans la comptabilité d'une entreprise, la première des étapes consiste à oublier la notation des relevés bancaires de la société. Le relevé bancaire retrace les opérations dans le sens contraire de celui de l'entreprise. Ce qui sera un débit sur le relevé de compte bancaire de votre société sera enregistré comme crédit dans la comptabilité de votre société. Cela s'explique par le fait que la banque tient elle aussi sa comptabilité. Mais elle le fait de son point de vue à elle ! Et pour la banque, vous n’êtes qu’un tiers, ce qu’elle retranscrit sur ses relevés.

En réalité, le comptable n'utilise que la notion de débit et de crédit pour retracer les mouvements économiques de l'entreprise. Et ces deux termes ont une signification bien précise.

Qu'est ce qu'un crédit en comptabilité ?

La notion de crédit en comptabilité concerne les fonds que l'entreprise doit à un tiers. Ainsi lorsqu’un paiement fournisseur est effectué, cette opération est notée dans la colonne crédit du compte de ce fournisseur. En fait, un crédit est une ressource pour l’entreprise.

La notion de débit en matière comptable

Les opérations de débit sont les fonds que les tiers doivent à l'entreprise. Ainsi, si un client règle une facture à l'entreprise, ce montant va être noté dans la colonne débit du client concerné. En effet, le débit est l’emploi d'une ressource.

On comprend dès lors que pour chaque opération financière, il y aura d’un côté un compte débité et de l’autre un compte crédité. Lorsqu’un achat est réalisé, il y a une certaine somme notée en débit (en emploi d’une ressource) et la même notée en crédit (en ressource). Le crédit et le débit sont donc les deux facettes d'une même transaction. C'est l'ensemble de ces écritures « en double » qu'on désigne sous le nom de comptabilité en partie double.

Illustration pratique de la comptabilité à partie double

Pour éclaircir un concept un peu complexe, rien ne vaut une illustration. Prenons deux opérations financières et examinons-les à la manière d’un comptable selon le concept de partie double.

La comptabilisation de l'achat d'un ordinateur

Les services généraux viennent d'acquérir un ordinateur à 2 500 euros et l'ont payé le jour même par chèque. Les 2 500 euros sont une ressource. Les services généraux ont employé cette ressource pour acquérir un ordinateur. Le service comptable, au vu des pièces justificatives, va passer les écritures suivantes :

• 2 500 € au débit du compte 2183 ''Matériel de bureau et informatique''

• 2 500 € euros au crédit du compte 512 “Banques”

Le prélèvement de 1 000 euros du compte en banque pour alimenter la caisse

Lorsqu'une société prélève 1 000 euros de son compte bancaire et dépose cet argent dans la caisse de l'établissement, la somme d’argent qu’elle détient est inchangée puisqu’elle a juste changé d’espace. Néanmoins, il faut comptabiliser cette opération. 

• Il faudra donc débiter le compte 53 ''Caisse'' de 1 000 €, puisque c'est l'emploi d'une ressource de 1 000 €

• De l’autre côté il conviendra d’inscrire ces 1 000 € au crédit du compte 512 “Banques” et le tour sera joué.

Mais n'oubliez pas que lorsque l'extrait bancaire arrivera, les 1 000 € seront notés au débit, puisqu'il s'agit de la comptabilité de la banque, retranscrite du point de vue de la banque.

Vous êtes maintenant lancé comme il se doit sur la voie royale de la comptabilité. Si vous ne souhaitez pas vous encombrer de la tenue comptable de votre entreprise, adoptez Comptalib et automatisez votre compta !