Entrepreneurs : Comment bien gérer votre facturation ?

Depuis que vous avez monté votre entreprise, vous avez l'impression de vous noyer dans les factures ? C’est normal, mais rassurez-vous, différentes possibilités s’offrent à votre entreprise pour résoudre ce problème. On vous livre nos meilleurs conseils pour une gestion de votre facturation efficace.

Pourquoi mettre en place une bonne gestion de la facturation ?

Le terme facturation désigne le fait d’émettre une facture. Sa bonne gestion est importante principalement pour deux raisons. D’une part, elle est indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise et d’autre part, c’est une obligation légale.

La facturation : une obligation légale

La facturation est obligatoire pour toutes les transactions de votre entreprise. Si vous ne respectez pas cette règle, vous pouvez écoper d’ une amende de 50 % du montant n’ayant pas été facturé. De plus, vous êtes soumis à une obligation de conservation de vos factures pendant au moins dix ans. Ainsi, une bonne gestion de la facturation s’impose puisque en cas de contrôle, vous devez être en mesure de présenter vos factures à l’Administration fiscale. La non-conservation est aussi punie par une amende de 50 % du montant facturé.

Une bonne gestion de la facturation nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise

En dehors de cette obligation légale, la facture est un document essentiel de l’entreprise qui se trouve à la base de sa comptabilité générale. C’est ce document qui sert à constater la vente d’un bien ou d’une prestation de services effectuée par votre entreprise. C’est à partir des factures que vos comptes annuels peuvent  être établis. La déclaration de TVA se fait, elle aussi, à partir des factures. Par ailleurs, sur le plan juridique, une facture peut servir de preuve d’une transaction (une vente par exemple) en cas de litige devant le tribunal. Il est donc dans votre intérêt de vous organiser correctement pour leur conservation.

Bien gérer la facturation permet de suivre de près votre trésorerie. En effet, c’est un moyen de connaître l’ensemble de sources d’entrée et de sortie de votre argent. Avec une bonne organisation, vous pouvez facilement identifier les encaissements réellement réalisés grâce aux factures déjà payées. Elle vous permet aussi de bénéficier de certains avantages fiscaux, comme la récupération de TVA.

Bien communiquer les conditions de règlement de vos factures

Pour une gestion efficace de la facturation, vous devez faire preuve d’habileté dans vos relations avec vos clients. Commencez par définir les règles de paiement de vos factures en tenant compte des règles légales en la matière. Vous devez ensuite les communiquer à vos clients. Généralement, les conditions de règlements des factures sont prévues dans les Conditions générales de Vente (CGV) de l’entreprise. En effet, vous devez informer vos clients à l’avance des délais de paiement de vos factures, des pénalités applicables en cas de retard de paiement ainsi que des conditions d’escompte en cas de règlement anticipé. 

Faire un suivi régulier des règlements de vos factures

Après avoir défini les conditions de règlement, vous pouvez faire un suivi des factures déjà payées, des factures impayées et celles en attente de paiement. Pour ce faire, il faut d’abord bien classer vos factures. Vous pouvez faire un classement par date d’émission pour faciliter le suivi. Cela vous permet de faire des rappels de paiement à vos clients en cas de retard. Vous pouvez essayer de les contacter et envoyer ensuite une mise en demeure. 

Retenez bien cependant qu’il faut tout de même garder une attitude professionnelle avec eux en toutes circonstances. Par exemple, si vous réclamez un paiement, n’oubliez pas d’utiliser les formules de politesse et de ne pas en faire une affaire personnelle. Si le client semble décidé à ne pas vous payer, vous pouvez alors opter pour une action en justice.

Dématérialiser les démarches de facturation

Il existe plusieurs façons de gérer votre facturation. En général, deux possibilités s’offrent à votre entreprise : le facturier papier, la facturation dématérialisée.

La gestion dématérialisée de la facturation n’est pas obligatoire

La loi n’exige pas la dématérialisation de la gestion de la facturation en entreprise. Il est donc tout à fait possible d’utiliser un facturier papier, un carnet à souches de factures. Il est généralement déjà numéroté. Il vous appartient de remplir à la main les mentions obligatoires et les informations relatives à votre client. Mais à cause du volume de factures que votre entreprise doit gérer, c’est parfois difficile. Le fait de gérer vos factures avec un facturier demande beaucoup de temps. De plus, cela augmente aussi les risques d’erreur.

Rappelons que vous pouvez subir des sanctions pénales ou fiscales à cause d’une erreur de saisie dans une facture. Selon l’article L441-9 du Code de Commerce, en cas d’omission des mentions obligatoires d’une facture le dirigeant est sanctionné par une amende de 75 000 euros avec une augmentation de la moitié du montant facturé. Parallèlement à cette sanction, votre entreprise doit aussi payer une amende allant jusqu’à 375 000 euros. Sur le plan fiscal, toute omission ou inexactitude sur votre facture est sanctionnée par une amende de 15 euros pour chaque mention manquante sans dépasser le ¼ du montant facturé.

Les bonnes raisons d’opter pour l’automatisation du processus de facturation

Il est tout à fait possible d’utiliser des outils simples, comme Excel, pour faciliter la gestion de votre facturation. Il vous suffit de créer un modèle pour chaque type de facture dans le logiciel. Pour chaque modèle, vous pouvez pré-saisir les mentions obligatoires. Il ne vous reste plus qu’à remplir les informations sur votre client en cas de facturation. Par ailleurs, avec ce type d’outil, les factures sont facilement modifiables. Notons toutefois qu’une facture déjà émise ne peut plus être modifiée. En cas d’erreur, il faut fournir une autre facture rectificative ou faire une note d’avoir.

Pour être plus efficace, il existe des solutions innovantes qui réduisent davantage le risque d’erreur. L’application web et mobile de Comptalib en fait partie, puisqu’elle permet d’automatiser la création ainsi que la conservation des factures de votre entreprise. Les factures sont créées rapidement en complétant les champs pré-établis dans l’application. Ensuite, vous pouvez lancer des rappels de paiement directement via Comptalib et classer automatiquement vos factures par un système de mots-clés. C’est un gain de temps considérable et un moyen de centraliser la gestion de vos factures dans une base de données unique.