Notes de frais : quelles bonnes pratiques pour rassurer vos employés ?

Les salariés se plaignent du temps passé à remplir les formulaires de notes de frais. Il arrive aussi que par méconnaissance des règles fiscales, ils ne les remplissent pas toujours correctement. Les remboursements erronés deviennent alors une source de conflit entre les employés et le comptable. Comment améliorer le ressenti des salariés ? Comment optimiser la gestion des notes de frais ?  Comptalib vous donne les bonnes pratiques.

Sensibilisez vos salariés à la politique des notes de frais 

Pour aider vos salariés à mieux remplir leurs notes de frais, présentez-leur votre politique d’encadrement des frais professionnels dans un document que vous partagerez à l’ensemble du personnel. Celui-ci doit indiquer tous les types de dépenses remboursables et la procédure à suivre pour obtenir ces remboursements. Ces deux informations constituent le minimum à communiquer aux employés.

Quels frais professionnels sont concernés ? 

Toutes les dépenses professionnelles ne rentrent pas dans la note de frais. De manière générale, dans le cadre d’une mission, les frais professionnels concernent :

• les frais de restauration  ;

• l’hébergement : c’est-à-dire les nuits passées en hôtel lors de déplacements professionnels  ;

• le télétravail : connexion Internet, téléphone, etc. ;

• les déplacements professionnels : péage, transports en commun, kilométrage ;

• autres dépenses : cadeaux aux clients, abonnement à des outils, etc.

Ces dépenses engagées doivent être liées au déplacement professionnel, en lien avec les besoins de l’entreprise. Outre cette exigence, l’employeur est en droit de fixer des échéances de remise des notes de frais. Dans ce cas, avisez vos collaborateurs via une note de service par exemple.

Modalités de remboursements

L’entreprise applique le mode de remboursement stipulé dans la convention collective : elle a le choix entre le remboursement réel et le remboursement forfaitaire. S’il n’est pas indiqué dans le contrat de travail, l’employeur reste libre de choisir son mode de paiement. Toutefois, il est préférable de s’accorder avec son employé sur l’option retenue.

1. Remboursement au réel

Il s’agit pour l’employeur de prendre en charge l’intégralité des dépenses professionnelles de ses salariés. Dans ce mode de paiement, l’employé assume toutes les dépenses engagées dans un motif professionnel. Enfin, pour obtenir le remboursement, le collaborateur fournira à l’employeur la note de frais accompagnée des justificatifs. Les montants doivent rester raisonnables. Autrement, l’administration considérera les frais comme des avantages en nature.

2. Remboursement ou allocations forfaitaire(s)

Ce mode de fonctionnement est plus simple à gérer puisque l’employeur indemnise son salarié selon les barèmes de l’URSSAF. Les montants sont par ailleurs revus chaque année par l’organisme public. De son côté, le collaborateur n’aura aucune facture à présenter pour être remboursé.

Quel que soit le mode de remboursement choisi, l’employeur dispose de cinq ans pour rembourser le salarié après présentation de la note de frais. Mais en règle générale, le remboursement s’effectue à la fin de la mission ou en fin de mois. Parfois le délai de paiement est défini selon l’organisation de l’entreprise. Dans ce cas, il est recommandé d’en informer son personnel.

Cadre juridique des notes de frais

Vos salariés n’ont pas toujours connaissance du cadre juridique concernant les notes de frais, ce qui est normal car tout ce qui a trait au législatif et à la comptabilité peut parfois sembler effrayant. Mais cela peut devenir un problème lorsque cette méconnaissance leur donne l’impression que l’entreprise manque de confiance à leur égard. Pourtant, sans cette saisie rigoureuse, et les justificatifs à joindre, le service comptable peut subir un redressement de l’URSSAF. La politique des dépenses est alors l’occasion de citer les règles légales appliquées. Expliquez simplement dans votre document - avec des phrases courtes, et sans tomber dans les termes techniques - le contenu des différents articles législatifs. Néanmoins, celui-ci doit rester clair avec des explications simples afin d’être compris par tous.

Optimiser sa gestion des notes de frais de l’entreprise

Le traitement, le contrôle, la validation et le remboursement des frais professionnels constituent un processus long et fastidieux. D’autant plus que les nombreuses étapes impliquées augmentent les risques d’erreurs. Ainsi, quelles que soient les règles adoptées par votre entreprise, la mise en place d’une gestion des notes de frais efficace représente un véritable atout pour l’entreprise et le personnel. 

Heureusement, la digitalisation du traitement des dépenses professionnelles peut soulager vos employés 

La gestion manuelle des notes de frais s’avère vite chronophage. Or, les technologies modernes permettent d’automatiser plusieurs circuits du processus, tout en améliorant la conformité. Elles suppriment par ailleurs certaines étapes de validation comme la signature manuscrite. De plus, en centralisant tous les justificatifs du salarié, le traitement devient plus rapide et le contrôle plus efficace. 

Si l’entreprise dispose déjà d’un système numérique de gestion, il suffira de demander au collaborateur de photographier ses reçus puis de vous les envoyer. Cela vous permettra de conserver ces justificatifs plus facilement et votre employé pourra alors jeter tous ses justificatifs en papier.

Bon à savoir : Vous pouvez aussi opter pour notre offre de gestion des notes de frais. Donnez l'accès à l'application mobile de Comptalib à vos employés. Il leur suffit de prendre en photo leurs notes de frais avec leur téléphone pour que notre intelligence artificielle scanne les données de la facture et les enregistre dans l'application. Elles seront ensuite classées de manière à ce que vous puissiez rapidement les retrouver par montant ou par fournisseur.

Externalisation de la gestion des notes de frais

Il vous est également possible d’externaliser le traitement des notes de frais en faisant appel à une structure spécialisée. Dans cette condition, le salarié envoie sa note de frais et ses justificatifs physiques à la plateforme. Cette dernière se chargera alors de :

• les scanner ;

• les classer ;

• les contrôler ;

• préparer le paiement.

Toutes ces étapes du processus sont ainsi sous-traitées. Il suffira alors au service comptable de valider puis de rembourser directement le salarié. Le gain de temps est optimal puisque l’intervention humaine est quasi inexistante pour l’entreprise. Cependant, ce mode de gestion représente un investissement non négligeable. En effet, le coût dépasse amplement celui d’un logiciel de gestion des notes de frais.

Une communication efficace et un outil de comptabilité flexible peuvent vous apporter une nette amélioration de la gestion des frais professionnels. Ces bonnes pratiques favorisent un meilleur confort pour les salariés et plus de sérénité pour le comptable. Alors, à vous de jouer !