Notes de frais en entreprise : tout comprendre pour résoudre ce casse-tête

Il est tout à fait normal qu’un salarié de votre entreprise obtienne remboursement suite à des dépenses payées de sa poche dans le cadre de ses missions professionnelles. Souvent incontournable, l’utilisation des notes de frais est très courante en entreprise, le plus souvent pour la restauration. Selon la taille de votre entreprise, sa gestion peut devenir un vrai casse-tête.

Pour vous aider dans votre organisation, retrouvez dans notre article tout ce qu’il faut savoir sur ce type de document : définition, comment la rédiger, à quoi sert-elle et comment se passe sa gestion au niveau de l’entreprise.

Une note de frais : c’est quoi ?

Une note de frais est un document établi par un salarié qui demande remboursement des frais professionnels qu’il a avancés à l’entreprise. Évidemment, puisque c’est votre employé qui effectue la dépense et qui détient les justificatifs, c’est à lui de rédiger la note de frais et de vous l’adresser.

Notons que toutes les dépenses professionnelles engagées ne donnent pas toujours lieu à remboursement. Voici quelques exemples non exhaustifs de frais remboursables  :

• Les frais de déplacement, 

• Les frais de repas, 

• Les frais d’abonnement (NTIC), 

• Les frais d’indemnité kilométrique, 

• Les frais de documentation, 

• Les frais de déménagement professionnel, 

• Les cadeaux offerts à des partenaires ou clients de l’entreprise, 

• Les frais de fournitures administratives.

Comment rédiger une note de frais ?

Pour rédiger une note de frais, vous pouvez opter pour un support papier ou un support numérique. La plupart des entreprises choisissent la version numérique pour une meilleure optimisation du traitement et de la comptabilisation par les différents services de l’entreprise.

Les mentions obligatoires d’une note de frais

La rédaction d’une note de frais ne requiert pas de formalités particulières mais celle-ci doit faire apparaître un certain nombre d’informations essentielles. Les éléments suivants doivent figurer sur chaque note de frais:

• La date,

• Les coordonnées du salarié,

• Les motifs,

• Les frais engagés (nature et montant TTC et HTC),

• Montant de la TVA

• Lieu et heure en cas de déplacement,

• Signature de l’employeur et du bénéficiaire.

Offrir un modèle de note de frais

Dans la pratique, la rédaction des notes de frais est une tâche chronophage surtout si elle est rédigée à la main. Pour gérer les dépenses professionnelles de vos salariés, vous pouvez prévoir un modèle de note de frais et le rendre accessible. D’une part, cela permet d’éviter les erreurs et d’autre part, de gagner un temps précieux. C’est plus facile à conserver également.

Mettre à disposition des salariés une application pour enregistrer les notes de frais

Vous pouvez aussi opter pour une application ou un logiciel spécialement conçus à cet effet. Plus rapide et sécurisée, elle enregistre et comptabilise les notes de frais en temps réel. Vos salariés n’ont plus besoin de les rédiger. La saisie des informations se fait directement sur l’outil. Les justificatifs sont aussi conservés sous format numérique. Elle allège véritablement la tâche des services de comptabilité et financier au sein de votre entreprise. C’est une occasion aussi pour offrir à vos salariés une meilleure qualité des procédés de remboursement.

Notes de frais : quels sont les modèles applicables ?

La loi ne prévoit pas de délai de remboursement. Comme les règles régissant les salaires, en cas de non-remboursement, un employé dispose de trois ans à partir de la date de présentation de la note de frais pour intenter une action en justice.

Vous avez le choix entre deux types de modèles pour traiter les notes de frais :

• Au forfait : Si vous décidez de mettre en place en place un remboursement forfaitaire, c’est l’entreprise qui définit à l’avance un montant fixe pour couvrir certains frais professionnels, qu’elle verse alors chaque mois aux employés. Ce modèle est courant pour les frais de repas ou les indemnités kilométriques. Dans ce cas, le salarié est libre de dépenser ou non la somme allouée. Il n’est pas obligé de fournir des justificatifs. Le remboursement au forfait épargne l’entreprise de la gestion quotidienne des notes de frais parce qu’elle offre déjà une somme globale aux salariés pour toutes les dépenses concernées.

• Au réel : Comme son nom l’indique, ce modèle implique un remboursement réel des dépenses justifiées. Le salarié doit présenter tous les justificatifs comme les factures pour appuyer sa demande, bien mentionner la nature et le montant des frais dans sa note. Il requiert généralement une procédure de validation en interne en fonction de l’organisation de l’entreprise. 

À quoi servent les notes de frais ?

Un salarié qui engage des dépenses à son propre compte dans le cadre de ses missions professionnelles doit demander remboursement. Dans la pratique, ce sont les salariés amenés à se déplacer régulièrement qui sont les plus concernés. Il peut arriver par exemple qu’ils se servent de leur véhicule personnel pour se déplacer à des fins professionnelles, ou qu’ils achètent des billets de train ou d’avion pour rencontrer un client.

Pour le salarié

Pour le salarié, la note de frais est considérée comme un justificatif auprès de l’employeur des frais avancés. Selon la loi, il doit présenter sa note de frais dans un délai raisonnable. C’est à vous, en tant qu’employeur, qu’il revient de le fixer. En cas de soumission tardive, le salarié perd son droit au remboursement.

En général, deux conditions sont à respecter pour obtenir remboursement des sommes avancées. Il faut en premier lieu que les dépenses soient engagées dans l’intérêt de la société. Il appartient au salarié de le démontrer. Ensuite, le montant des frais doit être raisonnable et accompagné des pièces justificatives. Seules les dépenses professionnelles légitimes seront remboursées. Elles sont considérées comme telles si elles sont directement nécessaires à l’activité de l’entreprise.

Pour l’entreprise

En principe, l’entreprise ne peut pas se passer du remboursement des frais professionnels si les conditions sont bien remplies. La conservation des notes de frais lui permet par ailleurs de bénéficier de certains avantages sociaux et fiscaux.

Selon le cas, il est possible de récupérer la TVA sur les notes de frais. Pour ce faire, l’entreprise doit réunir les conditions suivantes :

• Le justificatif doit mentionner le montant, le taux de TVA appliqué, exigible chez le fournisseur 

• Un justificatif au nom de l’entreprise

• Des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

La récupération de la TVA n’est prévue que pour certains types de frais. Voici quelques notes de frais éligibles à la récupération de la TVA : 

• Les frais de repas, 

• Les frais de péage d’autoroute et les frais de carburant, 

• Les cadeaux d’entreprise dans la limite de 69 euros par an  pour un client.

Certaines notes de frais ne vous permettent pas de demander la récupération. C’est le cas par exemple des frais d’hébergement, les indemnités kilométriques, les tickets de parking et certaines indemnités de déplacement en avion, bateau ou train.

Notes de frais : comment sont-elles gérées ?

Toute entreprise se doit de mettre en place une bonne politique interne de gestion des notes de frais.À cet effet, elle peut définir une organisation interne qui respecte les règles légales en la matière.

Le remboursement des frais professionnels bénéficie d’une exonération des cotisations sociales et de l’IR (Impôt sur le revenu) à condition qu’il respecte les règles imposées par la loi. Au cas contraire, l’administration peut les considérer comme des avantages en nature imposables à l’IR. Concernant la micro-entreprise, vous ne pouvez pas opérer une déduction des frais professionnels de votre chiffre d’affaires.

Sur le plan comptable, les notes de frais sont enregistrées dans le compte de classe 6, regroupant les charges de l’entreprise.

Afin d’éviter d’encombrer le service comptabilité et financier de votre entreprise, Comptalib met à votre disposition une application web et mobile permettant d’enregistrer facilement les notes de frais. Grâce à la reconnaissance visuelle intégrée dans l’application mobile, une simple photographie d’un justificatif suffit à créer la note de frais.Vous pouvez traiter rapidement les notes de frais de vos salariés et les stocker dans l’application.