Que sont les relevés de frais généraux ?

Chaque année, vous le savez, votre entreprise est tenue de faire une déclaration de son résultat fiscal. A cet effet, vous devez transmettre à l’administration fiscale les comptes annuels et la liasse fiscale de votre entreprise. En complément, il se peut que vous deviez aussi joindre un relevé de vos frais généraux. Le relevé de frais généraux est un document particulier puisqu’il n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. Néanmoins, pour échapper aux sanctions en tant qu’entrepreneur, vous avez intérêt à savoir dans quels cas vous devez le transmettre et comment le faire ? Tous les détails dans notre article.

Relevés de frais généraux : définition

Le relevé de frais généraux est un formulaire à transmettre à l’administration fiscale avec la liasse fiscale lors de la déclaration de résultat. Elle sert à informer davantage l’administration sur certaines dépenses importantes quand leur montant dépasse un certain seuil. Techniquement, lorsqu’on parle de frais généraux, cela renvoie à l’ensemble des dépenses nécessaires au fonctionnement de l’entreprise dans le but de générer des revenus, comme les charges administratives, les charges commerciales et les dépenses du personnel.

Néanmoins, cette obligation de déclaration par le biais d’un relevé de frais généraux ne concerne pas toutes les dépenses de l’entreprise. Dans le relevé de frais généraux, vous ne devez déclarer que les catégories de dépenses suivantes :

• Les revenus des personnes les mieux rémunérées dans votre entreprise : elle inclut la rémunération de toute nature comme le salaire, allocation, indemnités et avantages en nature.

• Leurs frais de déplacement et dépenses de voyage nécessaires à la gestion de l’entreprise.

• Les dépenses relatives à leurs véhicules ou immeubles non liées à l’exploitation de l’entreprise. Les dépenses relatives aux véhicules correspondent aux véhicules automobiles, avions ou bateaux qui ne font pas partie des allocations diverses.

• Les cadeaux de toute nature (les cadeaux offerts aux clients, partenaires et employés de l’entreprise).

• Les dépenses de réception comme les frais de restaurant et les frais de spectacle liés à la gestion de l’entreprise.

Dans quels cas votre entreprise doit-elle communiquer un relevé de frais généraux ?

D’abord, l’obligation est liée au régime fiscal de votre entreprise. Elle concerne : 

• Les entreprises imposables à l’Impôt sur le revenu (IR) dans la catégorie des BIC et soumis au régime réel d’imposition, c’est-à-dire dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas les 818 000 euros pour les activités de commerce et de 247 000 euros pour les activités de prestations de service. Notons que ces entreprises doivent transmettre des relevés de frais généraux seulement pour les cadeaux de toute nature et pour les frais de réception. Cela exclut les rémunérations des personnes les mieux payées, les frais de déplacement et les dépenses relatives aux véhicules ou immeubles non liées à l’exploitation de l’activité.

• Les sociétés soumises à l’Impôt sur les sociétés.

Hormis votre régime fiscal, vous devez aussi vérifier le montant de vos dépenses. En effet, la transmission de relevés de frais généraux est obligatoire dès que le montant des dépenses dépasse les seuils prévus par la loi, et ce pour chaque catégorie :

• Pour les rémunérations des personnes les mieux payées dans votre entreprise, le seuil varie en fonction de l’effectif des salariés de l’entreprise. Pour une entreprise dont l’effectif dépasse 200 salariés, le seuil est fixé à 300 000 euros pour les 10 personnes les mieux payées ou bien 50 000 euros par rémunération. Pour une entreprise ayant un effectif inférieur ou égal à 200 salariés, il est fixé à 150 000 euros pour les cinq personnes les mieux rémunérées de l’entreprise

• Frais de voyage et de déplacement : 15 000 euros.

• Charges relatives à leur véhicule et immeubles non liée à l’exploitation de l’activité : 30 000 euros. 

• Cadeaux : 3 000 euros, sans tenir compte des objets publicitaires dont le montant est inférieur à 69 euros par an.

• Frais de réception comme les frais de restaurant et spectacle : 6 100 euros.

Bon à savoir : Lorsque l'on parle de personnes les mieux rémunérées en entreprise, il faut prendre en compte les salariés et les dirigeants de sociétés. Ne sont pas concernées les dirigeants d’une entreprise individuelle et les associés d’une société imposables à l’IR dans la catégorie des BIC.

Comment transmettre les relevés de frais généraux à l’Administration fiscale ?

Le relevé de frais généraux est établi à la fin de chaque exercice social. Il est transmis avec la liasse fiscale. Par conséquent, le délai de transmission est donc le même que pour la liasse fiscale, c’est-à-dire que vous avez 3 mois pour l’envoyer à partir de la clôture de l’exercice social.

En effet, pour faire votre déclaration, il faut remplir le formulaire 2067-SD, sauf si vous êtes une entreprise individuelle. Ces dernières doivent seulement remplir les cases spécifiques de la déclaration 2031 pour les cadeaux d’affaires et les frais de déplacement. Pour ce faire, il convient de renseigner l’identité des personnes les mieux rémunérées (nom, prénoms et poste occupé et adresse du bénéficiaire) et ensuite préciser le montant de chaque catégorie de dépenses.

La transmission respecte les mêmes règles que la liasse fiscale. La télétransmission est donc obligatoire. Vous pouvez vous-même transmettre avec votre liasse sur le site impotsgouv.fr ou faire appel à votre expert comptable. En cas de mention inexacte ou d’omission, vous risquez une amende de 5 % de la somme si celle-ci n’est pas déductible du résultat de l’entreprise. C’est le cas par exemple des cadeaux d’affaires dont la valeur est exagérée et ne présente aucun intérêt pour l’entreprise. L'amende est fixée à 1% pour les dépenses déductibles comme les frais de déplacement.

Avec Comptalib, vous pouvez facilement retrouver les frais généraux à inscrire dans votre relevé.